Die meisten Arbeitsverträge und Tarifverträge enthalten Ausschlussfristen. Dies sind Verfallsfristen für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Wenn der jeweilige Anspruch nicht binnen einer bestimmten – relativ kurzen – Zeit geltend gemacht wird, verfällt er. Das gilt auch, wenn noch keine Verjährung eingetreten ist. Denn Ausschlussfristen verkürzen die Verjährung. Worauf müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber unbedingt achten?

▌Warum gibt es Ausschlussklauseln überhaupt?

Lange Verjährungsfristen

Verjährungsfristen sind verhältnismäßig lang. Wenn das Gesetz für einen Anspruch keine andere Verjährungsfrist bestimmt, gilt die regelmäßige Verjährungsfrist. Diese beträgt drei Jahre. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, zu laufen. Ein Urlaubsabgeltungsanspruch aus Sommer 2016 verjährt beispielsweise erst am 31.12.2019.

Ausschlussfristen dienen Rechtssicherheit und Rechtsfrieden

In Anbetracht der langen Verjährungsfristen soll mittels Ausschlussfristen die Möglichkeit bestehen, bereits zu einem früheren Zeitpunkt Ansprüche erlöschen zu lassen. Nach der ständigen Rechtsprechung des BAG (Urt. v. 16.03.2016 – 4 AZR 421/15; Urt. v. 07.02.1995 – 3 AZR 483/94; Urt. v. 29.05.1985 – 7 AZR 124/83) dienen Ausschlussfristen der Rechtssicherheit und dem Rechtsfrieden. Die „Verhältnisse“ zwischen den Beteiligten sollen zeitnah endgültig geklärt werden. Der Schuldner soll sich darauf verlassen können, nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht mehr in Anspruch genommen zu werden. Der Gläubiger soll zeitnah überprüfen, ob er noch Ansprüche gegen den Schuldner hat. Zudem sollen Beweisprobleme umgangen werden, die bei einer sehr späten Geltendmachung von Ansprüchen oftmals entstehen. Wenn z.B. ein Arbeitnehmer im Januar 2015 aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet und dann – binnen der regulären Verjährungsfrist – erst im Dezember 2018 beim Arbeitgeber Ansprüche aus Überstunden geltend macht, sind in der Regel Probleme vorprogrammiert. Dies soll durch Ausschlussfristen umgangen werden.

▌Welche Arten von Ausschlussklauseln gibt es?

Man unterscheidet einstufige und zweistufige Ausschlussklauseln.

Einstufige Ausschlussklauseln

Einstufige Ausschlussklauseln erfordern die Geltendmachung des Anspruchs gegenüber dem Vertragspartner binnen einer bestimmten Frist.

Zweistufige Ausschlussklauseln

Bei zweistufigen Ausschlussfristen muss der Anspruch zunächst binnen einer bestimmten Frist gegenüber dem Vertragpartner geltend gemacht werden (1. Stufe). Diese erste Frist dient nach dem BAG (Urteil vom 16.3.2016 – 4 AZR 421/15 m.w.N.) der schnellen Information über Inhalt und Umfang des erhobenen Anspruchs. Lehnt der Vertragspartner ab, muss binnen einer weiteren bestimmten Frist der Anspruch gerichtlich eingeklagt werden (2. Stufe). Innerhalb dieser folgenden Klagefrist ist dann, d.h. nach vergeblicher außergerichtlicher Geltendmachung klarzustellen, dass sich der Gläubiger mit einer Ablehnung nicht begnügen will.

▌Fallstricke für Arbeitnehmer

Ausschlussfristen sind vom Gericht von Amts wegen zu beachten

Gerichte müssen Ausschlussfristen von Amts wegen beachten (vgl. BAG, Urt. v. 18. 8. 2011 – 8 AZR 187/10; Urt. v. 18. 12. 2008 – 8 AZR 105/08). Anders als bei der Verjährung, die das Gericht nur prüft, wenn sich der Gegner auf sie beruft, muss der Gegner sich bei der Ausschlussfrist gerade nicht auf diese berufen. Hier prüft das Gericht von sich aus, ob eine Ausschlussfrist vorliegt.

Ausschlussfristen gelten auch bei Unkenntnis

Auch wenn der Anspruchsinhaber nichts von der Existenz einer Ausschlussfrist oder deren Inhalt weiß, gilt diese (vgl. BAG, Urt. v. 18.8.2011 – 8 AZR 187/10 m.w.N.). Der Anspruch verfällt. Ausschlussfristen stehen nicht immer im Arbeitsvertrag selbst. Wenn im Arbeitsvertrag mittels Bezugnahme die Anwendung eines bestimmten Tarifvertrags vereinbart ist, kann sich die Ausschlussfrist auch im Tarifvertrag verbergen. Hier gilt es genau hinzusehen.

Geltendmachung gegenüber dem Vertragspartner durch Klage: Vorsicht bei der Fristwahrung!

Ausschlussklauseln fordern eine Geltendmachung gegenüber dem Vertragspartner. Das bedeutet nicht, dass man nicht auch sofort klagen dürfte. Hier muss man aber sehr aufpassen, die Frist zu wahren. Es genügt nicht, dass der Anspruch binnen der Frist eingeklagt wird, sondern es muss die Klage dem Gegner auch binnen der Frist vom Gericht zugestellt worden sein (vgl. BAG, Urt. vom 16.3. 2016 – 4 AZR 421/15). Wer erst knapp vor dem Ablauf der Frist Klage einreicht, läuft große Gefahr, dass die Frist nicht mehr gewahrt ist und der Anspruch verfällt.

Pauschale Geltendmachung von Ansprüchen genügt nicht

Zur Wahrung der Anforderungen der Ausschlussklausel ist ein ausdrückliches und konkretes Leistungsverlangen erforderlich. Pauschale Geltendmachungen wie „Ich mache hiermit alle noch bestehenden Ansprüche geltend“ oder „Ich fordere die von Ihnen zu Unrecht nicht erbrachten Leistungen aus dem Arbeitsverhältnis“ reichen nicht aus. Die Ansprüche müssen nach Grund und Höhe konkretisiert werden. Eine exakte Bezifferung der Anspruchshöhe ist nicht gefordert, aber die ungefähre Höhe der Forderung muss nach Rechtsprechung genannt werden (vgl. BAG, Urt. v. 17.7. 2003 – 8 AZR 486/02 m.w.N.). Da der Schuldner anhand der Geltendmachung erkennen können muss, welche Forderungen erhoben werden, muss auch der Anspruchsgrund genannt werden. Vor allem wenn mehrere Ansprüche geltend gemacht werden, müssen sich nach dem BAG die Beschreibungen des Anspruchsgrundes auf jeden einzelnen Anspruch beziehen (vgl. BAG, Urt. v. 18.3.1999 – 6 AZR 523/97 m.w.N).

▌Fallstricke für Arbeitgeber

Ausschlussfristen in Arbeitsverträgen als AGB

Sofern sich Klauseln über Ausschlussfristen direkt im Arbeitsvertrag befinden, sind diese bei Formulararbeitsverträgen als AGB anzusehen. Sie unterliegen dementsprechend der AGB-Kontrolle gem. §§ 305 ff. BGB. Hieraus ergeben sich besondere Anforderungen an die Klausel, damit diese wirksam ist.

Transparenz und Verständlichkeit der Klausel

Ausschlussfristen dürfen sich nicht irgendwo an versteckter Stelle im Arbeitsvertrag befinden (vgl. BAG, Urt. v. 27.01.2016 – 5 AZR 277/14). Sie sollten deutlich bezeichnet und klar hervorgehoben werden. Die Voraussetzungen und Folgen der Ausschlussfrist müssen klar und verständlich geregelt sein. Eine Klausel darf die Rechtslage nicht irreführend darstellen und muss sich dem durchschnittlichen Arbeitnehmer erschließen. Es darf keine Gefahr bestehen, dass der Arbeitnehmer von der Durchsetzung bestehender Rechte abgehalten wird, weil die Klausel nicht verständlich oder verwirrend ausgestaltet ist (vgl. BAG, Urt. v. 17.07.2017 – 9 AZR 80/17).

Klausel darf nicht unangemessen benachteiligen

Ausschlussfristen dürfen den Anspruchsinhaber auch nicht unangemessen benachteiligen. Eine unangemessene Benachteiligung i.S.v. § 307 Abs. 1 S. 1 BGB liegt vor, wenn der Verwender der Klausel durch einseitige Vertragsgestaltung missbräuchlich eigene Interessen auf Kosten seines Vertragspartners durchzusetzen versucht und dessen Belange nicht hinreichend berücksichtigt.

Mindestfrist: 3 Monate

Zur Geltendmachung des Anspruchs muss eine arbeitsvertragliche Ausschlussfrist angemessen lang sein. Das BAG (Urt. v. 28.09.2005 – 5 AZR 52/05) hat entschieden, dass die Ausschlussfrist in Arbeitsverträgen mindestens 3 Monate betragen muss, damit sie nicht unangemessen benachteiligt. Die vereinbarte Ausschlussfrist muss dem Gläubiger eine faire Chance lassen, seine Ansprüche durchzusetzen. Ist die Ausschlussfrist in der Klausel zu kurz, wird die komplette Klausel unwirksam und fällt ersatzlos weg. Das bedeutet, dass keine „Anpassung“ oder „Verlängerung“ der Klausel hoch zu einer angemessenen Frist vorgenommen wird, sondern dass die Klausel als nicht existent gilt und die normalen Verjährungsvorschriften der §§ 195 ff. BGB gelten!

Kein Verlangen von „Schriftform“ bei der Geltendmachung

2016 wurde § 309 Nr. 13b BGB in das Gesez eingefügt. Demnach darf für die Geltendmachung des Anspruchs vom Vertragspartner keine Schriftform mehr gefordert werden, sondern nur noch Textform. Während früher verlangt werden konnte, dass der Anspruchsinhaber seine Ansprüche schriftlich geltend macht, muss dies heute z.B. auch per E-Mail möglich sein. Für Altverträge, die vor dem vor dem 30.09.2016 geschlossen wurden, gilt die Schriftform noch (Art. 229 § 37 EGBGB). Bei Neuverträgen, die nach Inkrafttreten der Gesetzesänderung abgeschlossen wurden, führt ein Fordern von Schriftform statt Textform zur Unwirksamkeit der gesamten Ausschlussklausel!

BAG: Mindestlohnansprüche müssen ausdrücklich ausgenommen werden

Nach langer Unklarheit in der Rechtsprechung hat das BAG (Urt. v. 18.09.2018 – 9 AZR 162/18) nun klar entschieden: Werden die Ansprüche auf den Mindestlohn in der Klausel bei nach dem 31.12.2014 geschlossenen Arbeitsverträgen nicht ausdrücklich ausgenommen, ist die komplette Klausel unwirksam (siehe hierzu auch den Beitrag → Ausschlussklauseln und Mindestlohn – BAG urteilt, dass Mindestlohnanspruch ausgenommen sein muss!).

Unwirksame Klauseln haben für den Arbeitgeber als Verwender Geltung

Ein weiteres Problem stellt sich bei unwirksamen Klauseln: Für den Arbeitgeber als Verwender der Klausel haben die Ausschlussfristen trotzdem Wirkung. Während die Ansprüche des Arbeitnehmers wegen Unwirksamkeit der Klausel nicht verfallen und der Arbeitnehmer diese bis zum Eintritt der Verjährung geltend machen kann, verfallen die Ansprüche des Arbeitgebers trotzdem binnen der kurzen Frist der Ausschlussklausel.

Vorsicht bei Vertragsänderungen!

Bei Vertragsänderungen bestehender Arbeitsverträge sollte unbedingt darauf geachtet werden, ob die im Arbeitsvertrag enthaltene Ausschlussfrist korrekt ist. Falls der ursprüngliche Arbeitsvertrag z.B. eine Ausschlussklausel enthält, die den Mindestlohn nicht eindeutig ausnimmt oder noch die schriftliche Geltendmachung statt Textform fordert, sollte die Ausschlussklausel in diesem Zuge unbedingt mit korrigiert werden. Wird nur ein anderer Aspekt des Arbeitsvertrag geändert und – wie in der Praxis häufig – ein abschließender Satz wie „Die übrigen Bestimmungen des Arbeitsvertrags bleiben unberührt“ angefügt, besteht die Gefahr, dass darin eine Einbeziehung der unwirksamen Ausschlussklausel gesehen wird. Zeitlich gesehen können Vertragsänderungen nämlich wie Neuabschlüsse gewertet werden. Eine Regelung in Altverträgen, die erst durch neuerliche Rechtsänderungen unwirksam wurde, wird oftmals aus Vertrauensschutzgesichtspunkten noch als wirksam behandelt. Wenn eine Änderung des Altvertrags allerdings als Neuabschluss gewertet wird, hat man – ohne Korrekturen an der Ausschlussfrist – letztlich wiederum „aktuell“ eine unwirksame Klausel verwendet. Hier ist Vorsicht und Sorgfalt geboten!

Ausführungen des BAG
Das BAG (Urt. v. 30.07.2008 – 10 AZR 606/07) vertritt hier eine deutliche Linie: „(…) In der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist auch anerkannt, dass bei Altfällen Vertragsklauseln, die nach den §§ 305 ff. BGB unwirksam sind, nicht stets ersatzlos wegfallen. Eine durch den Wegfall der unwirksamen Klausel entstandene Lücke ist im Wege der ergänzenden Vertragsauslegung zu schließen (…). Ein “Altfall” liegt jedoch nicht vor. Die Parteien haben ihren Arbeitsvertrag zuletzt am (…) geändert. Sie haben (…) und im Übrigen vereinbart, dass alle anderen Vereinbarungen aus dem Anstellungsvertrag unberührt bleiben. Damit haben die Parteien trotz der geänderten Gesetzeslage (…) ausdrücklich an den (…) getroffenen Abreden festgehalten. Dies hindert die Annahme eines “Altfalles” und eine Rechtsfolgenkorrektur unter dem Gesichtspunkt des Vertrauensschutzes.“
In einer anderen Entscheidung (Urt. v. 18.11.2009 – 4 AZR 514/08) führt das BAG aus: „(…) Ein deutlicher Ausdruck dafür, dass eine zuvor bestehende Klausel erneut zum Gegenstand der rechtsgeschäftlichen Willensbildung der Vertragsparteien gemacht worden ist und die Parteien trotz der geänderten Gesetzeslage auch (…) ausdrücklich an den zuvor getroffenen Abreden festhalten, liegt beispielsweise in der ausdrücklichen Erklärung, dass „alle anderen Vereinbarungen aus dem Anstellungsvertrag unberührt bleiben“ (…)“

Geltende Tarifverträge mit Ausschlussfristen: Nachweisgesetz beachten!

Der Arbeitgeber hat nach dem Nachweisgesetz die Verpflichtung, spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnis den wesentlichen Inhalt des Arbeitsvertrags schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer diese Niederschrift auszuhändigen – wenn dieser nicht schon einen schriftlichen Arbeitsvertrag hat. Hierbei ist das Augenmerk insbesondere auf § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 10 NachwG zu richten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet auf die Geltung von Tarifverträgen auf das Arbeitsverhältnis hinzuweisen. Dabei ist irrelevant, auf welcher Grundlage der Tarifvertrag gilt (Tarifbindung, Allgemeinverbindlicherklärung, betriebliche Übung) oder ob es sich um einen Branchen- oder Haustarifvertrag handelt. Fehlt dieser Hinweis auf den Tarifvertrag und enthält der Tarifvertrag eine Ausschlussfrist, greift diese Ausschlussfrist zwar. Jedoch hat der Arbeitnehmer – wenn er nicht innerhalb der Verfallsfrist Kenntnis von der Ausschlussklausel erhält – einen Schadensersatzanspruch gegen den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer wird dann so gestellt, als sei sein Anspruch nicht untergegangen. Auf die Ausschlussfrist selbst muss übrigens nicht ausdrücklich hingewiesen werden (vgl. BAG, Urt. v. 17.4.2002 – 5 AZR 89/01).

Unzulässige Rechtsausübung: Den Arbeitnehmer nicht von der Geltendmachung abhalten

Der Arbeitgeber kann sich nicht auf die Ausschlussfrist berufen, wenn sich dieses Berufen als eine gegen Treu und Glauben und damit gem. § 242 BGB unzulässige Rechtsausübung darstellt. Dies nimmt das BAG (Urteil vom 18.8. 2011 – 8 AZR 187/10 m.w.N.) an, wenn die zum Verfall des Anspruchs führende Untätigkeit des Arbeitnehmers hinsichtlich der erforderlichen Geltendmachung des Anspruchs durch ein Verhalten des Arbeitgebers veranlasst worden ist. Der Arbeitgeber darf den Arbeitnehmer nicht von der Geltendmachung des Anspruchs bzw. der Einhaltung der Verfallfrist abhalten. Dies wird beispielsweise angenommen, wenn der Arbeitgeber durch positives Tun oder durch pflichtwidriges Unterlassen dem Arbeitnehmer die Geltendmachung des Anspruchs oder die Einhaltung der Frist erschwert oder unmöglich macht bzw. an objektiven Maßstäben gemessen den Eindruck erweckt hat, der Arbeitnehmer könne darauf vertrauen, dass der Anspruch auch ohne Wahrung der Ausschlussfrist erfüllt werde.