Wenn der Arbeitnehmer seine Pflichten im Arbeitverhältnis verletzt, kann der Arbeitgeber ihn abmahnen. Dabei ist die Abmahnung mehr als nur eine Ermahnung oder Rüge des Chefs. Sie ebnet nämlich den Weg zur Kündigung.

▌Was genau ist eine Abmahnung?

Mit einer Abmahnung zeigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf, dass er sich pflichtwidrig verhalten hat und der Arbeitgeber nicht bereit ist, dieses Verhalten zu dulden. Der Arbeitnehmer soll sein Fehlverhalten aufgezeigt bekommen, damit er sich künftig anders verhalten kann. Anders als eine bloße Ermahnung droht die Abmahnung allerdings Konsequenzen für eine künftige weitere Pflichtverletzung an. Nach dem BAG (Urt. v. 17.02.1994 – 2 AZR 616/93) bedeutet eine Abmahnung, „dass der Arbeitgeber in einer für den Arbeitnehmer hinreichend deutlich erkennbaren Art und Weise seine Beanstandungen vorbringt und damit deutlich – wenn auch nicht expressis verbis – den Hinweis verbindet, im Wiederholungsfall sei der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet.„

▌Was kann abgemahnt werden?

Fehlverhalten des Arbeitnehmers

Abgemahnt werden kann Fehlverhalten des Arbeitnehmers, d.h. Verhalten, dass für ihn steuerbar und änderbar ist. Dabei können ganz verschiedene Bereiche betroffen sein. Es können Störungen im Leistungsbereich und die Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten abgemahnt werden. Auch Störungen des Betriebsfriedens oder von Arbeitsabläufen kommen als Abmahnungsgegenstand in Betracht. Daneben können auch Störungen im Vertrauensbereich relevant sein. Die denkbaren Fälle sind vielfältig. Abmahnfähig sind z.B. unentschuldigtes Fehlen, wiederholtes Zuspätkommen, nicht korrekter Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden, eigenmächtiger Urlaubsantritt, Arbeitsverweigerung, Missachtung von Alkohol- oder Rauchverboten, politische Betätigung im Betrieb, Tätlichkeiten, Diebstähle und andere Straftaten, Verletzung von Geschäftsgeheimnissen, … etc.

Außerdienstliches Verhalten ist im Ausnahmefall abmahnfähig

In der Regel geht es den Arbeitgeber nichts an, was der Arbeitnehmer so in seiner Freizeit treibt. Es gibt jedoch Ausnahmefälle, in denen das außerdienstliche Verhalten des Arbeitnehmers derart die Belange des Arbeitgebers berührt, dass es abmahnfähig sein kann. Verhalten, das rein in der Privatsphäre liegt, ist nicht tauglich – ob der Arbeitnehmer Mitglied einer bestimmten Partei ist oder eine bestimmte politische Gesinnung hat, ob er Casinos oder Swinger-Clubs aufsucht oder am Stammtisch regelmäßig zuviel trinkt, ist allein seine Sache. Greift dieses Verhalten allerdings nicht nur unerheblich in die Sphäre des Arbeitgebers über, kann es Anlass für eine Abmahnung und auch spätere Kündigung bieten. Geht der Arbeitnehmer beispielsweise in der Freizeit einer unerlaubten Nebentätigkeit nach, verstößt er dadurch zugleich gegen seine Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis. Nimmt der Arbeitnehmer an extremen politischen Veranstaltungen und Demonstrationen teil und trägt dabei sichtbar seinen Dienstausweis, verstößt er gegen die ihm obliegende Loyalitätspflicht gegenüber seinem Arbeitgeber (vgl. LAG Nürnberg, Urt. v. 11.08.2017 – 6 Sa 76/17). Die Rücksichtnahmepflicht des Arbeitnehmers verbietet es dabei zwar nicht, sich im privaten Bereich politisch zu engagieren. Sie verpflichtetet den Arbeitnehmer aber, den Arbeitgeber nicht in Zusammenhang mit seinem politischen Engagement und seinen Ansichten zu bringen.

▌Welche Funktionen hat eine Abmahnung?

Eine Abmahnung erfüllt drei Funktionen: die Hinweisfunktion, die Warn- und Androhungsfunktion und die Dokumentationsfunktion.

Hinweisfunktion

Mit der Abmahnung soll dem Arbeitnehmer aufgezeigt werden, dass der Arbeitgeber nicht bereit ist, einen in der Abmahnung ganz konkret bezeichnetes Verhalten als Pflichtverstoß zu dulden.

Warn- und Androhungsfunktion

In der Abmahnung werden dem Arbeitnehmer klare arbeitsrechtliche Konsequenzen aufgezeigt, zu denen sich der Arbeitgeber veranlasst sieht, wenn sich das monierte Verhalten wiederholt. Der Arbeitnehmer soll erkennen können, dass es dem Arbeitgeber ernst ist und sich darauf einstellen können, dass ein wiederholtes Fehlverhalten nicht folgenlos bleibt. Das soll zum einen dem Arbeitnehmer aufzeigen, dass er selbst in der Hand hat, ob er sein Arbeitsverhältnis weiter gefährdet oder aufrechterhält. Zum anderen dient die Abmahnung dem Arbeitgeber auch dazu, die notwendigen Voraussetzungen für eine künftige Kündigung zu schaffen, wenn der Arbeitnehmer wiederholt seine Pflichten verletzt.

Dokumentationsfunktion

Die Abmahnung hält den konkreten Verstoß des Arbeitgebers gegen seine Pflichten fest sowie die Tatsache, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Konsequenzen angedroht hat. Dies wird vor allem für den Fall relevant, wenn es zu weiteren Pflichtverstößen kommt und eine Kündigung im Raum steht. Zwar kann der Arbeitgeber im Regelfall auch mündlich abmahnen. Um allerdings im Ernstfall keine Nachweisschwierigkeiten zu haben, erfolgen Abmahnungen zumeist schriftlich.

▌Wirksame Abmahnung als Kündigungsvoraussetzung

Abmahnung als Voraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung

Im Regelfall muss vor dem Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung – sofern auf das Arbeitsverhältnis das Kündigungsschutzgesetz anwendbar ist – eine Abmahnung erfolgt sein. Da die Kündigung das „härteste“ Mittel des Arbeitgebers darstellt, darf sie nur ausgesprochen werden, wenn dem beanstandungswürdigen Verhalten nicht mit einem milderen Mittel begegnet werden kann. Für die außerordentliche Kündigung schreibt zudem § 314 Abs. 2 BGB vor, dass bei einer Vertragspflichtverletzung aus Vertrag eine Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig ist. Nur in Ausnahmefällen (siehe dazu → weiter unten) ist eine Abmahnung entbehrlich.

Abmahnung „verbraucht“ konkreten Vorfall für eine Kündigung

Die Abmahnung bewirkt, dass sich der abgemahnte Verstoß, d.h. der konkrete Vorfall/Sachverhalt, aufgrund dessen abgemahnt wurde, nicht mehr als Grundlage für eine Kündigung anbietet. Erst wenn sich das abgemahnte Verhalten bzw. ein gleichartiger Verstoß wiederholt, kann dann auf diesen neuerlichen Vorfall eine Kündigung gestützt werden.

Entbehrlichkeit der Abmahnung

Kleinbetriebe, Probezeit und vorausgegangene (unwirksame) Kündigung

In Kleinbetrieben, in denen das Kündigungsschutzgesetz keine Anwendung findet, kann ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden. Ebenso bedarf es bei Probezeitkündigungen keiner Abmahnung. Hat der Arbeitnehmer wegen eines gleichgelagerten Fehlverhaltens schon einmal eine Kündigung erhalten, die allerdings nicht wirksam war, ist auch keine Abmahnung erforderlich. Durch die – zwar unwirksame – Kündigung ist dem Arbeitnehmer seitens des Arbeitgebers ja bereits deutlich aufgezeigt worden, dass ein solches Verhalten nicht gebilligt wird und den Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet. Die Funktionen, die eine Abmahnung erfüllen soll (Hinweisfunktion, Warn- und Androhungsfunktion und Dokumentationsfunktion) werden in solchen Fällen durch den Vorfall mit der Kündigung hinreichend zum Ausdruck gebracht und erfüllt.

Besondere Umstände im Einzelfall

In Ausnahmefällen kann eine Abmahnung auch im Rahmen des konkreten Einzelfalls entbehrlich sein. Nach dem BAG (Urt. v. 17.02.1994 – 2 AZR 616/93) ist eine Abmahnung nur entbehrlich, „wenn im Einzelfall besondere Umstände vorgelegen haben, aufgrund derer eine Abmahnung als nicht erfolgversprechend angesehen werden durfte„. Hierunter fallen ganz schwerwiegende Vertragsverletzungen, bei denen dem Arbeitnehmer schlicht hätte klar sein müssen, dass dieses Verhalten unweigerlich zur Kündigung führen muss. Auch wenn eine an sich mögliche Veränderung des Verhaltens des Arbeitnehmers künftig nicht zu erwarten ist, kann eine Abmahnung entbehrlich sein, z.B. wenn sich der Arbeitnehmer bzgl. seines Fehlverhaltens völlig uneinsichtig zeigt und ankündigt, sich auch künftig weiter so zu verhalten.

Mehrfache Abmahnungen in der Regel nicht erforderlich

Es gibt keine Grundregel, dass ein Verstoß erst zwei, drei oder x-mal abgemahnt werden müsste, bis der Arbeitgeber bei einem erneuten Verstoß kündigen darf. Kündigungen können bereits nach einer einzigen Abmahnung legitim sein, manchmal bedarf es hingegen mehrerer Abmahnungen. Abmahnungen verlieren mit der Zeit an ihrer Warnfunktion. Liegt eine Abmahnung schon ziemlich lang zurück, erfüllt sie wegen der verblassten Warnfunktion nicht mehr die Voraussetzung für eine Kündigung. Wurde ein Arbeitnehmer beispielsweise vor fünf Jahren schon einmal wegen häufigeren Zuspät-Kommens abgemahnt, wird man ihn bei einem erneuten Verstoß nach all den (beanstandungsfreien) Jahren deswegen nicht direkt mittels Kündigung vor die Tür setzen können. Hier wird eine erneute Abmahnung erforderlich.

Gleichartiger Pflichtverstoß für eine Kündigung notwendig

Damit eine Abmahnung als Voraussetzung für eine Kündigung tauglich ist, muss es sich bei dem erneuten Verstoß des Arbeitnehmers um eine gleichartige Pflichtverletzung handeln. Das heißt nicht, dass der Verstoß exakt gleich sein muss, aber er muss vergleichbar sein. Nutzt der Arbeitnehmer entgegen einem Verbot das betriebliche Internet privat und wird deswegen abgemahnt, liegt in einer späteren verbotenen Nutzung des dienstlichen Telefons für private Telefonate ein vergleichbarer Verstoß. Beide Male hat der Arbeitnehmer gegen Verbote der Privatnutzung der betrieblichen Telekommunikationsmedien verstoßen. Wurde der Arbeitgeber aber wegen unentschuldigtem Fernbleiben von der Arbeit abgemahnt, kann diese Abmahnung nicht für eine Kündigung wegen eines Verstoßes gegen ein Rauchverbot herangezogen werden.

▌Wer darf abmahnen?

Abmahnungsberechtigt sind zum einen die Personen, die auch kündigungsberechtigt sind. Nach dem BAG (Urt. v. 18.01.1980 – 7 AZR 75/78) kommen darüber hinaus auch alle Mitarbeiter in Betracht, die befugt sind, verbindliche Anweisungen bezüglich des Ortes, der Zeit sowie der Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zu erteilen.

▌Anforderungen an eine Abmahnung

Form

Keine gesetzliche Formvorschrift

Das Gesetz schreibt für Abmahnungen keine bestimmte Form vor. Daher können Abmahnungen auch mündlich ergehen. Arbeitgeber sollten allerdings die Schriftform oder zumindest die Textform (E-Mail) wählen, um Nachweis- und Beweisproblemen vorzubeugen, wenn es doch einmal zur Kündigungssituation kommt.

Formerfordernis wegen Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag

In Tarifverträgen oder in Arbeitsverträgen kann es Regelungen zu einer bestimmten Form für Abmahnungen geben. Diese dort vereinbarte Form ist dann bindend und muss eingehalten werden, damit eine Abmahnung entsprechend wirksam ist.

Frist

Eine vorgeschrieben Frist bis wann eine Abmahnung auszusprechen ist, gibt es nicht. Allerdings sollten Arbeitgeber nicht allzu lange zuwarten. Je mehr Zeit verstreicht, umso abgeschwächter sind die Wirkungen der Abmahnung. Hinzu kommt, dass von der Rechtsprechung angenommen wird, dass bei einem längeren Zeitablauf ein Vertrauen beim Arbeitnehmer erwächst, dass sein Fehlverhalten nicht mehr sanktioniert wird. Das LAG Nürnberg (Beschluss vom 14.06.2005 – 6 SA 367/05) findet diesbezüglich zum Beispiel klare Worte: „Zwar gibt es keine Regelfrist, innerhalb derer eine Abmahnung nach dem behaupteten Arbeitsvertragsverstoß des Arbeitnehmers oder der Kenntnis des Arbeitgebers hiervon ausgesprochen werden muss. Kennt der Arbeitgeber den Verstoß, zeigt er diesen gegenüber dem Arbeitnehmer jedoch erstmals nach fast sechs Monaten an (…), kann er eine Abmahnung jedenfalls dann nicht mehr darauf stützen, wenn diese nicht auch auf gleichartige neuere Verstöße gegründet ist. Der Arbeitgeber hat nämlich durch sein Zuwarten gezeigt, dass er den behaupteten Vertragsverstoß des Arbeitnehmers nicht als sanktionswürdig ansieht.„

Inhalt: Vor allem hinreichende Bestimmtheit des Verstoßes

Inhaltlich muss eine Abmahnung dem Arbeitnehmer den konkreten Verstoß genau vor Augen führen und den ernsthaften Hinweis auf die Konsequenz bei Wiederholung des Fehlverhaltens enthalten. Die vorgeworfene Pflichtverletzung muss hinreichend bestimmt dargestellt werden. Das bedeutet, dass dem Arbeitnehmer unter Zeit- und Ortsangabe sein Fehlverhalten detailliert aufgezeigt werden muss. Darüber hinaus ist anzuführen, woraus sich der Verstoß ergibt und welches Verhalten vom Arbeitnehmer künftig erwartet wird. An der Erfüllung dieser Anforderungen kranken in der Praxis die meisten Abmahnungen.